郵便なら送り先の住所を書けば相手に届くけれど、貨物を輸出する場合はそうはいかない。
荷送人、送り先、品物の内容などを明記した特別の書類が必要。
つまり、貨物は書類で動くというわけ。
その書類をひとつひとつ作っていくのが、貿易実務の担当者。
「ミスは厳禁」の緊張感がたまらない！？

海外へ行くときにパスポートが必要なように、貨物を飛行機（または船）で輸出するためには、必ず書類が必要になる。

物品の輸出には正式の書類を付けるのがルール。しかも、航空会社あてや現地代理店あてのAir Waybill（航空運送状）といった難しそうなのを、いくつも作成しないといけない。依頼主（荷送人）に請求書およびパッキングリストを用意してもらい、それに基づいて送り先、品物の内容、個数、重さ、値段などを明記した書類を、英語で作成する。この仕事をドキュメンテーションという。

書類作成には正確さが要求されるだけに責任重大。例えば、銀行で代金の受け渡しという契約が、輸出者と輸入者の間で結ばれると、航空運送状に書類作成者のサインが必要。これはものすごいプレッシャーがかかる。

かなりの勉強と経験が必要だが、慣れてしまえば 1 件につき4 〜 5 分で書類は作成できるという。

航空運送状には貨物の重さをリットルで表示する欄があり、その計算が面倒で、かつては数字に強くないとできない仕事だった。ところが、最近はパソコンが計算をしてくれるので、作業がだいぶ楽になったとは言えるけれど…。貿易実務は「輸出」に関わる仕事だけではない。「輸入業務」も大切な役割を担っている。税関への申告を素早く、正確に行う「輸入手続き代行」業務だ。税関への申告は輸出の場合とほぼ同じだが、大きく異なるのは輸入された貨物に関税がかかること。この関税の計算というのが、非常に複雑で難しい。とてもじゃないが一般人の手には負えない難物で、これを担当するには後のページで紹介するスペシャリスト「通関士」の資格が必要となる。